ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
El texto que se presenta a continuación está especialmente indicado para personas con problemas debidos a la sobrecarga de actividades o cuya actividad diaria no les es del todo satisfactoria. Si estos son los únicos problemas, los párrafos siguientes pueden serles de utilidad, ya que ayudan a reflexionar sobre el uso de nuestro propio tiempo y da orientaciones de cómo mejorarlo. No obstante, si los problemas con el tiempo son sólo una parte de un problema de mayor extensión, se requeriría la intervención de un profesional para ayudar a la persona a resolver sus dificultades.
Como personas tenemos una serie de intereses y necesidades, que se traducen en actividades de distinto tipo. Estas actividades ocupan tiempo. Y el tiempo no puede controlarse, pero sí lo que hacemos en el tiempo. La habilidad de organizar el tiempo en función de nuestras obligaciones e intereses es importante, tanto para evitar el estrés como para potenciar el desarrollo personal.
Por ello antes de hacer consideraciones sobre cómo usar mejor nuestro tiempo, conviene que hagamos una pequeña auto-evaluación de cómo nos organizamos a través de un auto-registro. Para ello confeccionaremos una tabla con cuatro columnas. En la primera, correspondiente a la hora, anotaremos sucesivamente las horas del día. En la segunda anotaremos las actividades que hemos hecho realmente; en la tercera las actividades planificadas pero que no tuvimos tiempo de realizar; y finalmente, en la cuarta, aquellas que nos hubiera gustado hacer pero que ni siquiera consideramos. Una vez realizada la tabla, hemos de registrar las actividades, del modo indicado, durante tres días.
Si durante estos tres días hay más actividades en la tercera columna, con respecto a la segunda, significa que planifica más actividades de las que realmente hace.
Si es la cuarta columna la que tiene más actividades que la tercera, es indicativo de que deja una gran número de actividades que le agradan sin realizar.
Si ocurre algo de esto, repase la segunda columna preguntándose si todas las actividades que ha realizado son realmente importantes. Y aunque ninguna de estas dos cosas ocurra, rellenar esta tabla durante 3 días le permitirá tener una visión más objetiva de cómo usa su tiempo y le permitirá introducir cambios que redunden en su beneficio.
Una vez sabemos ya como organizamos nuestro tiempo realmente, pasaremos a dar unas indicaciones de cómo se debería organizar para que se cumplieran nuestros intereses y las verdaderas obligaciones.
1.- Metas
Serían objetivos a medio y largo plazo. Las actividades que hacemos día a día deben orientarse a la consecución de estas metas. Un buen ejercicio sería tratar de escribir nuestras metas y las actividades que podemos hacer para alcanzarlas. Siempre pensando que las metas han de cumplir una serie de condiciones (Acosta, 1999):
- han de ser propias de uno mismo.
- lo más concretas posibles, si puede ser cuantificables.
- pocas pero importantes.
- que sean compatibles (esto no siempre será posible por lo que habrá que establecer que meta es más prioritaria).
- alcanzables, pero que impliquen una cierta dificultad.
- preferiblemente con plazo.
- divididas en pasos y con premios al superar cada paso
Las metas están continuamente cambiando. Esto implica que este ejercicio se puede hacer continuamente, renovando objetivos, ordenándolos según prioridades y procurando que no se produzcan incompatibilidades.
2.- Programación de actividades diarias.
Es un ejercicio que, realizado de manera adecuada, sirve para prevenir el estrés y para facilitar el desarrollo personal y la creatividad en aquellas áreas que pueden ser de nuestro interés. En primer lugar, ha de hacer una lista diaria de lo que tiene que hacer y de lo que le gustaría hacer. Luego clasifique estas actividades diarias en tres grupos (de más a menos prioridad):
A: hay que hacerlas de inmediato.
B: son muy importantes, pero no se han de hacer necesariamente hoy. Si se demoran mucho pasan a ser tipo A.
C : también son importantes pero se pueden dejar por más tiempo.
En segundo lugar se organiza el día poniendo primero aquellas actividades que se han de hacer con un horario concreto (las clases de inglés o ir a buscar a los niños al colegio por ejemplo). Luego se ponen las actividades tipo A, aunque no todos los días han de incluir este tipo de actividades. En los huecos que queden se incluyen actividades tipo B. Y en los espacios libres restantes se añaden actividades tipo C. Si no se dispone de tiempo suficiente se dejan las actividades tipo B y C.
3.- Consejos para programar actividades
- Ordenar la actividades según le gusten más o menos (por ejemplo dejar las más agradables para final del día y que así sirvan de premio a la realización de otras menos agradables).
- En el orden también se han de considerar las exigencias de las propias actividades y el momento en que se les puede sacar mejor partido (por ejemplo, hay gente que, al levantarse, está más fresca y despejada, con lo que si quiere realizar una tarea que exija cálculos, lo hará mejor por la mañana, a primera hora).
- Para cada actividad hay que planificar un tiempo, que será siempre superior a lo que exigiría la tarea. Así se previenen imprevistos, y si se acaba antes de los planificado deja tiempo libre para hacer otras actividades.
- Dejar pausas entre actividades.
- Programar también algunos tiempos de relajación.
- Incluir no sólo tareas obligatorias (ir al banco, consultar a un asesor fiscal, hacer la compra...), sino también aquellas que nos reporten mayor satisfacción (leer un libro interesante, pasear, quedar con amigos...).
4.- Consejos para ganar tiempo
- Delegue responsabilidades: aunque al principio encargar a otros tareas que usted hace puede implicar más tiempo, a la larga le liberará para hacer otras actividades interesantes. Si no sigue este consejo, seguramente es porque piensa que los otros no lo harán tan bien como yo” o que “tardo más en explicarlo que en hacerlo yo. Permítase comprobar que esto, a largo plazo, no se cumple.
- Aprenda a decir NO a ciertas demandas inesperadas de los demás: si se dice sin agresividad no produce enfado en los demás y contribuye al respeto mutuo.
- Ajustarse al plan previsto: cuando empezamos algo, lo acabamos, luego ya pasaremos a otras actividades. Si no procedemos así nos llevará más tiempo y esfuerzo llevar a término las actividades en curso. Además el no acabarlas implica que se mantengan en nuestro pensamiento, interfiriendo con cualquier otra cosa que hagamos.
- Reducir el tiempo para actividades a las que les dedicamos un tiempo excesivo.
- Cuidado con las DILACIONES (posponer cosas): si pospone actividades importantes por falta de tiempo debe prescindir de actividades menos importantes. Si lo hace por inseguridad, piense que al tomar una decisión casi nunca tenemos toda la información que desearíamos tener. Y si pospone porque no le gusta la actividad, cuanto antes la haga antes dejará de preocuparle, y si la hace repetidamente puede que hasta encuentre aspectos positivos de ésta.
- Cuidado con el perfeccionismo: la mayor perfección no compensa el tiempo y el esfuerzo dedicados. Además puede generar problemas en su relación con otras personas.
-A mitad y final del día revise su programa de actividades y si va consiguiendo sus objetivos, felicítese porque se lo merece. Si no es así puede ser que alguna parte del proceso esté fallando.
Referencias para saber más
Acosta, J.M. (1999). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés Madrid. ESIC Editorial.
Craske, M.G. ; Barlow, D.H.; O´Leary, T. (1992). Mastery of your anxiety and worry. Albaby, NY. Graywind.
Seven-Schreiber, J.L. (2001). El nuevo arte de vivir el tiempo, contra el estrés. Barcelona. Paidós.
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Fuente: Miguel Luna. Clinica de la Ansiedad, 2002. Dibujo: Raúl Ariño/2010.
